Systém plně propojuje dvě oblasti procesů - interní, tj. komunikaci uvnitř společnosti a externí, kdy zapojuje do procesu vyřízení požadavků i externí subjekty, zpravidla dodavatele servisních služeb.
Oba pohledy jsou striktně odděleny, kdy je externím uživatelům umožněno nahlížet pouze na vybraná data, ale přesto se plnohodnotně podílet na procesu vyřízení požadavků.
Na příkladu je znázorněno schéma "příspěvků" jednotlivých uživatelů při průběhu požadavku systémem, tj. které údaje jsou v jednotlivých stavech na požadavek doplňovány. Údaje mohou být nastaveny jako povinné nebo nepovinné a jejich zadáním tedy může být podmíněno uzavření jednotlivých kroků.
Uživatelé jsou systémem "vedeni" tkv. nabídkou možných kroků - mohou tedy na jednotlivých stavech učinit pouze definované kroky (výběr z předefinovaných možností).